Chargé de l’Administration et des finances

négociable Expires in 10 mois

JOB DETAIL

AVIS DE RECRUTEMENT GIZ

La GIZ est une institution de la Coopération Allemande au Développement dont la mission essentielle est la mise en oeuvre de projets et programmes dans les secteurs du développement économique et social en République de Guinée.

Le projet Santé de la Reproduction et de la Famille (PSRF), lancé en janvier 2015, vise à améliorer l’état de santé de la population guinéenne, en particulier des femmes et des enfants, dans les zones d’intervention. Il a pour objectif d’appuyer le Ministère de la santé guinéen et ses agences, en collaboration avec les organisations de la société civile, à accroître le recours aux services de santé en matière de reproduction. Cela se fera par l’amélioration de la qualité des services de santé reproductive, l’amélioration de la gestion des ressources humaines, l’adaptation des services à la jeunesse et le renforcement du système de santé communautaire.

Depuis janvier 2019, le PSRF entre dans une nouvelle phase, dans laquelle un cofinancement avec l’Union Européenne (EU) est planifié. Ce co-financement a pour objet la mise en oeuvre de la deuxième phase du projet d’appui au renforcement du système de santé (PASA2). En plus de renforcer le niveau national du ministère de la Santé, la GIZ prévoit de mettre en oeuvre les trois domaines d’action suivants dans une nouvelle région de Guinée Forestière (N’zérékoré) :

  • Renforcer les capacités de gestion de la région et des districts en matière de planification et de mise en oeuvre des activités, en promouvant la gouvernance, la gestion des ressources humaines et la gestion de la qualité
  • Améliorer l’offre des services de santé reproductive et familiale, en particulier l’élaboration et la mise en oeuvre de plans de formation
  • Stimuler la demande des services de santé (mise en oeuvre de la politique nationale et de la stratégie de santé communautaires)
  • La GIZ recrute pour ce programme un (01) Chargé de l’Administration et des finances pour appuyer la mise en oeuvre des activités dans la région de N’Nzérékoré
. INFORMATIONS SUR LE POSTE DE Chargé de l‘Administration et des Finances PASA2
Intitulé du poste :

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Supérieur hiérarchique :

Chargé de l’Administration et des finances

Personnel National

4A

N’Zérékoré

1.11.2019

Responsable administrative et financière du Programme

  • A. Domaine de responsabilité

Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

▪ Chargée de la mise en place et du fonctionnement du bureau

▪ Supérieur hiérarchique des chauffeurs en région

▪ Supervision des prestataires (sécurité et nettoyage) ;

Chargé du respect des règles de la GIZ dans les domaines financier, administratif et logistique personne focale sécurité pour l’intérieur.

 

  • B. Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Coordination

Assure les échanges d’information entre le bureau N’Zérékoré et l’administration à Conakry (RAF)

▪ Prépare et organise des réunions internes

Etablit et maintient de bonnes relations de travail avec les partenaires du programme (y compris Expertise France)

2. Administration

Elabore et suit les contrats des consultants locaux et des conventions de subventions locales (CSL)

▪ Contrôle administrativement les listes de décomptes des CSL et des Grants agreements

Conseille et appuie les responsables du projet dans l’accomplissement de leurs tâches administratives (par exemple : préparation des offres pour l’élaboration des contrats de consultants ou conventions de subventions locales)

Est responsable de l’organisation administrative et logistique des activités de projet dans les régions (réunions, ateliers, missions…) ;

▪ Aide à la préparation des contrats de prestations de services pour les consultations au niveau local

A la responsabilité du classement de documents du bureau de N’Zérékoré dans des dossiers papier conformément aux règles de classement de la GIZ ;

▪ Contrôle trimestriellement le stock de fournitures

3. Finances et comptabilité

▪ Participe à l・élaboration du budget mensuel du PASA2 ;

▪ Aide au suivi des dépenses au regard du budget ;

▪ Elabore le budget de fonctionnement du bureau N・Zérékoré

Pilote et surveille mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;

Supervise la gestion financière sur place, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, du livre de banque, le traitement et la saisie des justificatifs ;

Vérifie les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;

▪ Contrôle la caisse mensuellement

▪ Contrôle les pièces comptables avant l・envoi à Conakry

▪ Signe la conformité

4. Achats / Approvisionnements

Procède aux achats d’équipements sur place, et en particulier : observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le bureau de la GIZ

Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires

▪ Saisit les bons de commande et les accusés de réception des marchandises

▪ Traite les réclamations et les signifie aux fournisseurs

Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents ainsi que l’ordre de paiement

▪ Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination

▪ Informe les équipes de terrain du lieu et des dates et heures de livraison

▪ Consigne et classe les commandes en bonne et due forme une fois closes

5. Logistique

S’assure de l’installation et du bon fonctionnement logistique du bureau à N’Zérékoré (eau, électricité, sécurité, entretien des locaux, fonctionnement du matériel électronique…)

En tant que Personne Focale sécurité : informe le SRMA de toute situation relevant des questions de sécurité, appuie le personnel en cas de rapport d’incident

▪ Elabore et actualise l・inventaire du projet conformément aux règles de la GIZ

▪ Gère le téléphone satellite

Pour les véhicules affectés à la région :

  • • Surveille la mise en place et la tenue des carnets de bord
  • ▪ Centralise les rapports des chauffeurs sur l・état des véhicules
    • Assure le contrôle mensuel des carnets (y compris la consommation du carburant mensuel et annuelle) et informe le RAF de toute anomalie constatée
  • ▪ Recueille toutes les pannes constatées sur les véhicules afin de planifier les réparations
  • ▪ Organise l・entretien courant des véhicules auprès des garagistes à Conakry
  • ▪ Assure le suivi des cartes NIMBA des véhicules

Concernant les chauffeurs :

Supervise et évalue l’équipe des chauffeurs à N’Zérékoré

▪ Informe de façon continue les chauffeurs sur les règles de sécurité à respecter

▪ Appuie les chauffeurs pour la compréhension des directives de la GIZ

Concernant le groupe électrogène :

Assure le contrôle mensuel des carnets de bord de Kindia (et informe la RAF de toute anomalie constatée conformément à la délégation de signature

▪ Organise l・entretien régulier du groupe électrogène auprès des prestataires

Assure la gestion du groupe électrogène, suivi du carnet de bord et la gestion du stock de carburant

▪ Assure le suivi des cartes NIMBA du groupe électrogène

 

  • A. Qualifications, compétences et expériences requises

Qualification

▪ Diplôme universitaire dans la discipline concernée

Expérience professionnelle

Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste administratif

Autres connaissances/compétences

Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (Outlook, Intranet, vidéo-conférence…) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office, Excel en particulier)

▪ Très bonne connaissance du Français, l・Anglais est un plus

▪ Connaissances approfondies en gestion financière prévisionnelle et en comptabilité

▪ Sens de service et esprit d’équipe

CANDIDATURE
Dossier de candidature
  • • Une lettre de motivation ;
  • • Un CV détaillé et actualisé.
  • • Au moins 3 références
  • • Copies légalisées des diplômes et attestations
  • • Un extrait de casier judiciaire
  • • Copie carte d’identité
Adresses Les candidat (e)s intéressé (es) dont les profils répondent aux critères du poste sont prié(es) de faire acte de candidature AU PLUS TARD LE MERCREDI 18 Septembre 2019 à 17H15

 

  • Physique en déposant le dossier de candidature dans une enveloppe portant la mention Candidature au poste de Chargé de l‘Administration et des Finances » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI 256 Corniche Nord, Cité Ministérielle / Dixinn – BP 4100 ;
  • • Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de avec comme objet « Candidature au poste de Chargé de l‘Administration et des Finances »

 

NB Les candidatures féminines sont vivement souhaitées

– Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.

Nzérékoré Nzérékoré Nzérékoré Nzérékoré , Guinée Guinée Guinée Guinée