INFORMATIONS SUR LE POSTE

Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Supérieur hiérarchique : 

National

2A

Kindia

Septembre 2019

Responsable Administrative et Financière de PSRF 

• Tâches de bureau d’ordre général
• En charge du bon fonctionnement du bureau à Kindia
• Appui à l’organisation des activités dans la région de Kindia
• Aide au classement de documents dans des dossiers conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Tenue de la petite caisse.

Dans ce cadre, la titulaire de la fonction a les attributions suivantes :

1.       Services de réception et de secrétariat

• Répond au téléphone, traite les appels et les messages
• Veille au confort des visiteurs ;
• Photocopie et numérise des documents en fonction des besoins

2.       Travaux et services de bureau

• Enregistre, documente et organise régulièrement le courrier entrant et sortant (lettres, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement, documents officiels)
• Appuie l’organisation de réunion et de séminaires
• Appuie l’organisation des missions dans les régions de la zone d’intervention
• Aide au classement de documents dans les classeurs conformément aux règles de classement de la GIZ ;
• Collabore avec les équipes administratives des programmes basées à Conakry, Labé, Faranah et à Mamou

3.       Gestion du matériel et des fournitures

• Veille à la disponibilité des fournitures de bureau nécessaires
• Propose une planification à son superviseur pour l’achat de matériel et de fournitures de bureau
• S’assure du bon fonctionnement du bureau à Kindia : organise et contrôle l’entretien et la réparation des équipements de bureau, signale les dommages à son responsable

4.       Gestion financière

• Vérifie les factures (exactitude) conformément à la délégation de signatures
• Entre toutes les opérations de caisse dans Cashbook
• Surveille les recettes et les dépenses de la petite caisse dont elle a la charge
• Assure les petites opérations de paiement (organisation de réunion, avance et décompte de frais de mission …) ;
• Participe à la planification budgétaire

• Avoir un Niveau secondaire;
• Avoir un Diplôme de BTS en administration, comptabilité ou un diplôme équivalent ;
• Au moins deux (02) ans d’expérience à un poste similaire ;
• Avoir une très bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (logiciels correspondants ainsi que téléphone, courrier électronique, Internet) ainsi que des MS Office (Word, Excel) ;
• Très bonne maîtrise du français (à l’oral et à l’écrit) ;
• Courtoisie, disponibilité et serviabilité à l’égard des visiteurs.

Dossier de candidature

·        Un CV actualisé (max. 2 pages) avec au moins 3 références ;

·        Copies légalisées des diplômes et attestations ;

·        Un extrait de casier judiciaire (obligatoire) ;

Physiquement : en déposant le dossier de candidature avant le 19 Août 2019 dans une enveloppe portant la mention « Candidature Secrétaire Comptable  » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI 256 Corniche Nord, Cité Ministérielle / Dixinn – BP 4100 ;

·        Electroniquement : en envoyant à partir de la date de publication le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de avec comme objet « Candidature Secrétaire Comptable   »

–         La GIZ souhaite augmenter la proportion de personnes vivant avec un handicap au sein de son personnel. Par conséquent, les candidatures des personnes vivant avec un handicap sont vivement encouragées

–         Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.