Statut :

Bande de rémunération :

Lieu d’affectation :

Date d’affectation :

Supérieur hiérarchique :

Personnel National

4A

N’Zérékoré

1.11.2019

Responsable administrative et financière du Programme

• A. Domaine de responsabilité

Le/La titulaire du poste est responsable des activités suivantes :

▪ Chargée de la mise en place et du fonctionnement du bureau

▪ Supérieur hiérarchique des chauffeurs en région

▪ Supervision des prestataires (sécurité et nettoyage) ;

▪ Chargé du respect des règles de la GIZ dans les domaines financier, administratif et logistique personne focale sécurité pour l’intérieur.

• B. Dans ce cadre, le/la titulaire du poste a les attributions suivantes :

1. Coordination

▪ Assure les échanges d’information entre le bureau N’Zérékoré et l’administration à Conakry (RAF)

▪ Prépare et organise des réunions internes

▪ Etablit et maintient de bonnes relations de travail avec les partenaires du programme (y compris Expertise France)

▪ Elabore et suit les contrats des consultants locaux et des conventions de subventions locales (CSL)

▪ Contrôle administrativement les listes de décomptes des CSL et des Grants agreements

▪ Conseille et appuie les responsables du projet dans l’accomplissement de leurs tâches administratives (par exemple : préparation des offres pour l’élaboration des contrats de consultants ou conventions de subventions locales)

▪ Est responsable de l’organisation administrative et logistique des activités de projet dans les régions (réunions, ateliers, missions…) ;

▪ Aide à la préparation des contrats de prestations de services pour les consultations au niveau local

▪ A la responsabilité du classement de documents du bureau de N’Zérékoré dans des dossiers papier conformément aux règles de classement de la GIZ ;

▪ Contrôle trimestriellement le stock de fournitures

3. Finances et comptabilité

▪ Participe à l・élaboration du budget mensuel du PASA2 ;

▪ Aide au suivi des dépenses au regard du budget ;

▪ Elabore le budget de fonctionnement du bureau N・Zérékoré

▪ Pilote et surveille mensuellement la comptabilité et la gestion financière prévisionnelle ;

▪ Supervise la gestion financière sur place, comprenant par exemple les prélèvements de fonds, la tenue du livre de caisse, du livre de banque, le traitement et la saisie des justificatifs ;

▪ Vérifie les demandes de retrait de fonds de fonctionnement avant validation ;

▪ Contrôle la caisse mensuellement

▪ Contrôle les pièces comptables avant l・envoi à Conakry

▪ Signe la conformité

4. Achats / Approvisionnements

▪ Procède aux achats d’équipements sur place, et en particulier : observe le marché, réalise la mise en concurrence et l’exécution des commandes conformément aux règles de la GIZ, le cas échéant en concertation avec le bureau de la GIZ

▪ Réceptionne les marchandises et procède aux contrôles nécessaires

▪ Saisit les bons de commande et les accusés de réception des marchandises

▪ Traite les réclamations et les signifie aux fournisseurs

▪ Vérifie les factures de marchandises, les bordereaux de livraison et autres documents ainsi que l’ordre de paiement

▪ Organise le transfert sûr des marchandises vers le lieu de destination

▪ Informe les équipes de terrain du lieu et des dates et heures de livraison

▪ Consigne et classe les commandes en bonne et due forme une fois closes

5. Logistique

▪ S’assure de l’installation et du bon fonctionnement logistique du bureau à N’Zérékoré (eau, électricité, sécurité, entretien des locaux, fonctionnement du matériel électronique…)

▪ En tant que Personne Focale sécurité : informe le SRMA de toute situation relevant des questions de sécurité, appuie le personnel en cas de rapport d’incident

▪ Elabore et actualise l・inventaire du projet conformément aux règles de la GIZ

▪ Gère le téléphone satellite

Pour les véhicules affectés à la région :

• • Surveille la mise en place et la tenue des carnets de bord
• ▪ Centralise les rapports des chauffeurs sur l・état des véhicules

• • ▪ Assure le contrôle mensuel des carnets (y compris la consommation du carburant mensuel et annuelle) et informe le RAF de toute anomalie constatée
• ▪ Recueille toutes les pannes constatées sur les véhicules afin de planifier les réparations
• ▪ Organise l・entretien courant des véhicules auprès des garagistes à Conakry
• ▪ Assure le suivi des cartes NIMBA des véhicules

Concernant les chauffeurs :

▪ Informe de façon continue les chauffeurs sur les règles de sécurité à respecter

▪ Appuie les chauffeurs pour la compréhension des directives de la GIZ

Concernant le groupe électrogène :

▪ Assure le contrôle mensuel des carnets de bord de Kindia (et informe la RAF de toute anomalie constatée conformément à la délégation de signature

▪ Organise l・entretien régulier du groupe électrogène auprès des prestataires

▪ Assure la gestion du groupe électrogène, suivi du carnet de bord et la gestion du stock de carburant

▪ Assure le suivi des cartes NIMBA du groupe électrogène

• A. Qualifications, compétences et expériences requises

Qualification

▪ Diplôme universitaire dans la discipline concernée

Expérience professionnelle

▪ Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste administratif

Autres connaissances/compétences

▪ Bonne connaissance pratique de l’utilisation des technologies de l’information et de la communication (Outlook, Intranet, vidéo-conférence…) ainsi que des applications informatiques (telles que MS Office, Excel en particulier)

▪ Très bonne connaissance du Français, l・Anglais est un plus

▪ Connaissances approfondies en gestion financière prévisionnelle et en comptabilité

▪ Sens de service et esprit d’équipe

• • Une lettre de motivation ;
• • Un CV détaillé et actualisé.
• • Au moins 3 références
• • Copies légalisées des diplômes et attestations
• • Un extrait de casier judiciaire
• • Copie carte d’identité

• • Physique en déposant le dossier de candidature dans une enveloppe portant la mention Candidature au poste de Chargé de l‘Administration et des Finances » à l’adresse : Bureau de la GIZ à Conakry, DI 256 Corniche Nord, Cité Ministérielle / Dixinn – BP 4100 ;
• • Electronique en envoyant le dossier de candidature à l’adresse : recrutement.guinea@giz.de avec comme objet « Candidature au poste de Chargé de l‘Administration et des Finances »

– Seuls les candidats ou candidates présélectionnés seront contactés pour la suite de la procédure.